Enrichissez l'expérience collaborateur

Dynamisez votre dialogue social

Transition numérique, des enjeux juridiques à connaître

Le numérique simplifie les processus et les organisations. Mais si le bénéfice du temps gagné est certain, qu'en est-il de la sécurité et de la conformité de nos données ? Par ailleurs, comment être sûr de pouvoir authentifier une signature électronique ? Quelle législation encadre les démarches effectuées au quotidien à titre professionnel et privé ? Les entreprises via leur département Ressources Humaines sont parmi les premières concernées.  Eclairage sur les rouages du droit français derrière des démarches administratives qui paraissent anodines.  

 

S'assurer que les informations sont fiables et authentiques 

Le processus de dématérialisation, qui est l'un des leviers majeurs de la transition numérique, nous concerne tous : e-factures, e-bulletin de paie, e-contrat, etc. Les entreprises sont concernées en premier plan par ces problématiques, dans la manière dont elles interagissent avec leurs clients, mais aussi dans leur organisation interne. S'il s'agit pour elles de fluidifier les processus à l'œuvre au sein de l'entreprise, elles doivent également s'assurer que les informations données sont fiables et authentiques. Il s'agit en effet de garantir l'identité, l'intégrité, la traçabilité, ou encore la confidentialité des données économiques et sociales qui circulent dans l'entreprise. Or, la tâche est d'autant plus difficile que l'identité numérique par exemple est multiple (adresse mail, compte LinkedIn, numéro de portable ou de sécurité sociale sont autant de données éclatées pour une même personne).

 

Le droit français soutient et légifère la dématérialisation

Fort heureusement, le droit français accompagne depuis plusieurs années la juridiction du numérique. La signature électronique, la reconnaissance de l'écrit électronique, mais aussi les échanges de données informatisées sont reconnus par le droit français. Un règlement sur l'identification électronique et les services de confiance pour les transactions électroniques est entré en vigueur depuis septembre 2014 : il donne un cadre à l'ensemble de ces échanges et intègre également une règlementation en cours concernant la signature électronique dans un cadre européen. Le plan « France numérique 2012-2020" prévoit par ailleurs l'abandon total du papier pour un "tout numérique" des démarches administratives d'ici 2020.

 

Juridiction numérique, quelques bons conseils pour les entreprises

Les entreprises qui débutent ou poursuivent une démarche de dématérialisation doivent donc avant tout s'assurer que les solutions pour lesquelles elles optent, sont conformes juridiquement. Pour ce faire, elles peuvent se renseigner auprès de différents guides de bonnes pratiques en matière de sécurité, tel que le Référentiel Général de Sécurité (RGS). Il est également possible de prendre contact avec l'ANSSI ou la CNIL qui fournissent des recommandations pour sécuriser les systèmes d'information. Charge ensuite à l'entreprise d'intégrer ces informations dans un cahier des charges précis. Le risque d'obsolescence des logiciels et éditeurs est par exemple à prendre en compte. Il est également conseillé de choisir une technologie neutre ou encore de créer des certificats de signature électronique conformes au RGS. A ce titre, la société LSTI, seule entreprise habilitée à qualifier des prestataires de service de confiance dans ce domaine, peut être un bon contact. A noter que ces prestataires de service sont appelés PSCE (Prestataire de Service de Certification Electronique).  

 

La réussite des entreprises dans la conduite du changement repose ainsi à la fois sur une maîtrise technique et sur la bonne connaissance des aspects juridiques stipulés par le droit français. N'hésitez donc pas à vous faire accompagner dans ces démarches en les confiant à un expert reconnu.

DOCAPOST : Société par actions simplifiée au capital de 69 705 520 euros Siège social : 10-12 avenue Charles de Gaulle 94 220 Charenton le Pont.

poste