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La BDES, une étape maintenant obligatoire

Au même titre que les grandes entreprises, les PME sont tenues de réaliser, depuis le 14 juin 2015, une Base de Données Economiques et Sociales. Ce document doit contenir un certain nombre d'informations visant à donner une vision claire de la stratégie de l'entreprise à destination des IRP (Instances Représentatives du Personnel). Le point sur ce nouvel outil au service du dialogue social.

 

BDES, un document rassemblant les données sociales et économiques de l'entreprise

La loi sur la sécurisation de l’emploi, signée le 11 janvier 2013, impose aux entreprises la création d'une BDES. Tout d'abord nommée BDU, Base de Donnée Unique, elle résulte d'un accord entre les entreprises et les partenaires sociaux. Rendue obligatoire au 14 juin 2014 pour les grandes entreprises, c'est au tour des PME de s'atteler à la tâche de la BDES depuis le 14 juin 2015. De quoi s'agit-il exactement ? La BDES se présente comme un document unique répertoriant un grand nombre de données chiffrées relatives aux évolutions stratégiques, économiques et sociales de l'entreprise sur l'année en cours, les deux années précédentes et même les trois années à venir. A noter que dans ce dernier cas, des données chiffrées précises ne sont pas nécessaires. Il peut s'agir par exemple de données envisageables ou encore de grandes tendances. La BDES peut être réalisée sur papier ou via un support informatique, ce dernier étant bien sûr à privilégier.

 

BDES, quelles informations ?

Sur la BDES figurent par exemple les aides publiques, les réductions d'impôts, le chiffre d'affaires, les effectifs précis selon les contrats, les catégories professionnelles, le nombre de personnes handicapées recrutées par l'entreprise, les conditions de travail et même les accidents de travail. En tout, ce sont donc huit rubriques d'informations qui composent la BDES, comme suit :

·      L'investissement social

·      L'investissement matériel et immatériel

·      Les fonds propres

·      L'évolution des rémunérations salariales

·      Les activités sociales et culturelles

·      La rémunération des financeurs

·      Les flux financiers à destination des entreprises

·      La sous-traitance

·      Les transferts commerciaux et financiers entre les différentes entités d'un groupe.

 

BDES, un outil à destination des instances représentatives du personnel

La BDES est destinée à l'ensemble des instances représentatives du personnel : délégués du personnel, comités d'entreprise et ses membres, CHSCT, délégués syndicaux et délégués du personnel. Les IRP ont ainsi accès de manière simple et condensée aux enjeux stratégiques de l'entreprise qu'elles peuvent ensuite mettre en parallèle avec les évolutions d'emploi, de formations et de conditions de travail. Une consultation a lieu chaque année par les IRP qui peut leur servir de support aux négociations annuelles obligatoires (NAO). Si elles en ressentent le besoin, elles peuvent d'ailleurs demander au comité d'entreprise le financement d'une expertise de la BDES leur permettant une meilleure interprétation et analyse des données. À terme (d'ici fin 2016), la BDES devra fournir toutes les informations transmises au comité d'entreprise. A noter que toutes les informations contenues dans ce document sont strictement confidentielles.  

Les entreprises peuvent tout à fait se référer à un tiers expert pour la création de leur BDES, afin de gagner en temps et en efficacité mais aussi pour être certaine de répondre aux obligations légales. 

BDES, pour un meilleur dialogue social

La création et l'actualisation des informations de la BDES amènent l'employeur et les IRP à être plus régulièrement en relation. Lors de sa création, il peut être intéressant de mettre en place une équipe dédiée à la BDES. Elle peut comporter un membre du CODIR, un juriste, une personne des RH, ou encore un informaticien. À ce titre, la DGT (Direction Générale du Travail) recommande de solliciter l'aide des IRP qui peuvent donner leur avis sur l'introduction d'informations supplémentaires par exemple. Les IRP ont également leur mot à dire sur les modalités d'accès, de consultation et d'utilisation de la BDES, fixées par l'employeur. La loi stipule par ailleurs que les informations contenues dans la BDES doivent être régulièrement mises à jour. Selon l'entreprise, il sera demandé une actualisation tous les mois, tous les 3 mois, tous les 6 mois ou encore tous les ans. L'employeur est alors tenu de reporter les nouvelles informations et de les communiquer aux IRP, par le biais d'une alerte mail par exemple. Enfin, ces informations doivent être disponibles en permanence. Il s'agit là d'un grand changement au sein des organisations, plus proche des évolutions de l'entreprise et permettant aux IRP d'être mieux informées.

 

A partir du 1er janvier 2016, de nouveaux changements à intégrer à la BDES

L'égalité professionnelle entre hommes et femmes fait partie des changements majeurs prévus par la loi Rebsamen relative au dialogue social et à l'emploi, votée en août 2015. La BDES devra ainsi comporter une nouvelle rubrique dédiée à ces problématiques qui mentionnera des informations permettant de connaître les écarts de salaires, mais aussi les différences en termes d'embauches et de formations pour chacun des deux sexes. Toutes ces informations devront être présentes dans la BDES à partir du 1er janvier 2016. Le champ d'action de la BDES continue par ailleurs de s'élargir. Elle devra intégrer les éléments fournis par les CHSCT (Comité d'Hygiène, Sécurité et Conditions de Travail) mais aussi les rapports récurrents tels que le bilan social. Actuellement, la BDES ne fournit que les informations liées aux comités d'entreprise.

 

BDES, effet de substitution au comité d'entreprise

Avant le 31 décembre 2016, la BDES devra également mettre à disposition tous les rapports récurrents transmis au comité d'entreprise. Les entreprises peuvent choisir d'intégrer ces informations en seule fois ou de manière progressive. En d'autres termes, cela signifie que les informations transmises dans la BDES se substituent au comité d'entreprise, à condition toutefois que l'entreprise actualise correctement les informations de la BDES et qu'elle propose au CE des éléments d'analyse. À noter que lorsqu'il s'agit d'informations liées à un événement ponctuel, il n'est pas nécessaire de les intégrer à la BDES.  Celles-ci doivent donc être envoyées comme auparavant au CE.

 

BDES, un encadrement strict

La BDES est un document encadré par la loi qui doit être impérativement rédigé par les entreprises, sous peine d'une amende de 3750€ et d'un an d'emprisonnement. Si les acteurs sociaux découvrent qu'il manque certaines informations, ils sont en droit de saisir le juge des référés afin que l'entreprise fournisse les données non communiquées.

Il est donc vivement conseillé de se faire accompagner d'un expert qui pourra vérifier que tous les éléments prévus figurent bien dans la BDES.

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