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Loi El Khomri : vers une généralisation du bulletin de paie dématérialisé ?

bulletin de paie dématérialisé

La dématérialisation du bulletin de paie progresse. C'est en tout cas ce que souhaite le gouvernement français dans le cadre du projet de loi El Khomri qui simplifie la mise en place du dispositif. Quels sont les changements à attendre ? La dématérialisation du bulletin de paie, encore peu répandue en France, va-t-elle devenir la norme ? Décryptage.

 

La France veut rattraper son retard

En quoi le projet de loi El Khomri fait-il évoluer la dématérialisation ? La loi du 12 mai 2009 donne l’autorisation aux entreprises de dématérialiser le bulletin de paie, à la condition d’obtenir au préalable l’accord des salariés.  Le bulletin de paie papier est-il de l’histoire ancienne pour tous ?
 

Actuellement, la France compte seulement 15% de bulletins de paie dématérialisés, contre 95% en Allemagne et 73% en Grande-Bretagne, un retard que prévoit de combler l'article 24 du projet de loi El Khomri. La mesure applicable dès le 1er janvier 2017 rend caduque la nécessité d’avoir l’assentiment des salariés pour dématérialiser les bulletins de paie. Toutefois, si certains souhaitent conserver leurs bulletins sous format papier, ils pourront le stipuler de manière formelle par écrit. Bon nombre d’entreprises choisissent d’ailleurs de faire cohabiter versions papier et numérique afin d’opérer la transition en douceur.   

 

Un avantage financier

Conscient des nombreux avantages que la dématérialisation présente, le gouvernement soutient ouvertement la dématérialisation du bulletin de paie. Les économies sont réelles. On estime en effet que le bulletin de paie en ligne coûte jusqu'à quatre fois moins cher qu'un bulletin de paie papier. Finis les frais d'envoi, d'impression, d'édition, les dépenses en enveloppes, papiers, le tout en double exemplaire pour l'employeur et le salarié. La diminution des coûts s'inscrit aussi clairement dans un gain de temps, par la réduction du travail administratif chronophage. Ce gain de temps s’accompagne d’un gain d'espace au sein des entreprises qui n'auront plus besoin de conserver et de stocker les documents. Au vu du prix au mètre carré, cette économie d’espace est appréciable. Les frais sont réduits et l’organisation est optimisée.  

 

Une image moderne pour l'entreprise

Notons par ailleurs qu'outre l'aspect financier et économique, l’instauration du bulletin de paie dématérialisé présente d'autres avantages. Il véhicule tout d'abord une image moderne et dynamique de l'entreprise, qui s'inscrit dans une démarche de digitalisation. De plus, cette initiative se veut respectueuse de l'environnement. À nouveau, pour l'entreprise, cela témoigne d'un effort de réduction de l'empreinte écologique. Et on sait combien l’image de marque est importante pour les entreprises. Les salariés, eux, seront prémunis contre la perte et/ou le vol des documents et n’auront plus à se soucier de stocker des tas de papier qui encombrent leur espace personnel. 

Une plateforme d'hébergement sécurisée

Quelques questions demeurent dans l’esprit des salariés : le lieu de stockage du bulletin de paie dématérialisé, sa facilité d’accès, la confidentialité et la sécurité. Pour des raisons évidentes, les bulletins de paie ne peuvent pas être envoyés par mail ni être hébergés en interne par l’entreprise. Si l’entreprise souhaite que le salarié adhère à la dématérialisation, il doit lui garantir une consultation aisée, de manière indépendante tout au long de son parcours professionnel. Aussi, la création d'un espace unique et gratuit s’impose, sachant que le prestataire choisi pour la mise à disposition de cette plateforme devra garantir une pérennité d'activité sur plusieurs années. En matière de sécurité, les employeurs doivent s'assurer que le prestataire est certifié et respecte les normes ISO validées sur le marché.

 

Bulletin de paie dématérialisé et compte personnel d'activité

L'article 24 de la loi El Khomri relatif à la dématérialisation du bulletin de paie prévoit également d'associer le service d'hébergement numérique au futur CPA (compte personnel d'activité). Le CPA est la mesure principale du projet de loi El Khomri, se présentant comme un coffre-fort électronique qui regroupera tous les droits des salariés, formation, chômage et donc aussi bulletins de paie. De la sorte, l'État devient le garant de la sécurité des données des salariés.

 

Choc de simplification

Cette réforme rentre dans le cadre d'une simplification du bulletin de paie, annoncée par le président François Hollande en 2014 au travers du "choc de simplification". Le bulletin de paie est en effet particulièrement complexe en France. Le projet de loi El Khomri ne vise donc pas uniquement la dématérialisation du bulletin de paie. Il s'agit de revoir la fiche de paie dans son ensemble en la rendant plus claire et plus transparente (suppression de certaines informations comme l'organisme auquel l'employeur verse les cotisations prélevées, et ajout d'informations sur le détail du salaire brut, des cotisations employeur et des allègements financés par l'État). L'ensemble de ces modalités est énoncé dans l'arrêté et le décret n°2016-190, paru au Journal Officiel le 26 février 2016. Elles entreront en vigueur dès le 1er janvier 2017 pour les entreprises comptant plus de 300 salariés, et dès le 1er janvier 2018 pour toutes les autres entreprises. 

DOCAPOST : Société par actions simplifiée au capital de 69 705 520 euros Siège social : 10-12 avenue Charles de Gaulle 94 220 Charenton le Pont.

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